Obligaciones corporativas

Durante la vida de las empresas, existen hitos en los que éstas cambian, evolucionan, se venden o desaparecen. Muchas de las empresas que he atendido durante mi vida profesional empezaron como aventuras de negocio; sin embargo, conforme va pasando el tiempo, éstas tienen que ir cambiando en su estructura operativa, administrativa y corporativa.

Un negocio puede haber empezado como una persona con actividades empresariales, y después migrar a una pequeña empresa, hasta convertirse en una Sociedad Anónima Bursátil, cuyas acciones cotizan entre el gran público inversionista y que tiene que cumplir con la entrega de información trimestral y anual a la Bolsa y a las autoridades supervisoras.

Los dueños, los encargados del gobierno de la entidad y los administradores de la misma, se deben ocupar en verificar que todas las obligaciones sean atendidas en tiempo y forma.

La Ley General de Sociedades Mercantiles, en México impone obligaciones a las sociedades, pero no determina sanción alguna por incumplimiento. En otros países, el incumplimiento al registro anual de los acuerdos de accionistas y los estados financieros en el registro público, lleva a multas y si no se cumple por varios años, lleva a la cancelación del registro de la sociedad.

Entre los beneficios de cumplir con dichas obligaciones está el que se mantendrán actualizados y en vigencia los derechos de los accionistas, y en su caso, la posibilidad de vender, heredar, fusionar, escindir o liquidar la sociedad cuando sea necesario, sin que haya que corregir o reconstruir la historia de la misma.

La mencionada ley indica los siguientes registros, que la sociedad deberá mantener actualizados:

  1. Escritura constitutiva y estatutos de la sociedad, con todas las modificaciones posteriores y registro de la escritura constitutiva, así como de todas las modificaciones ante el Registro Público de la Propiedad y Comercio. En estas deberán constar el nombramiento de los administradores, así como los poderes otorgados y nombramiento del comisario encargado de la vigilancia de la sociedad.
  2. Libro de actas de asamblea de accionistas, en donde deberán constar todas las actas ordinarias y extraordinarias, registro de todas las actas protocolizadas ante el Registro Público de la Propiedad y Comercio.
  3. Libro de registro de accionistas.
  4. Libro de movimientos en el capital contable.
  5. Poderes otorgados y revocados por parte de los accionistas y administradores.
  6. Informes anuales de la administración que incluyan: Informe sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como las políticas seguidas por los administradores, y principales proyectos existentes. Informe en donde se expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera. Estado de situación financiera al cierre del ejercicio; estado de los resultados obtenidos por la sociedad durante el ejercicio; estado de cambios en la situación financiera durante el ejercicio; estado de cambios en el patrimonio de la sociedad durante el ejercicio; notas necesarias para completar o aclarar la información de los estados anteriores e informe del comisario de la sociedad.
  7. Minutas de junta de consejo, listas de consejeros o en su caso administrador único.
  8. En su caso, registro en inversión extranjera
  9. Alta ante el SAT, así como modificaciones.
  10. Inscripción de la empresa ante el IMSS e Infonavit.
  11. Inscripción de la empresa ante el Registro Estatal de Contribuyentes.
  12. Autorizaciones de operación ante autoridades Secretaría del Trabajo, Secretaría de Salud, Secretaría del Medio Ambiente.

Existen otras obligaciones que también deberán mantenerse actualizadas, sobre las cuales hablaremos en otros artículos.