Cómo gestionar reuniones de trabajo, según los gurús de la tecnología

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Uno de los consejos que el magnate Elon Musk dirigió a sus empleados, a fin de aumentar la productividad en su planta de autos Tesla Modelo 3, fue que si estaban hartos y aburridos en una reunión, simplemente se marchen. Así lo recuerda el Foro Económico Mundial en un artículo.

Puede que suene utópico pero también puede resultar beneficioso. “Salte de la reunión o acaba una llamada apenas te resulte obvio que no estás generando valor añadido”, decía el correo de Musk. "No es descortés marcharte, sí lo es hacer que alguien se quede y pierda su tiempo".

El profesor de la Escuela de Negocios Cass de la City University de Londres, André Spicer, afirma que las personas suelen dejar las reuniones con frecuencia cuando empiezan a mirar su teléfono móvil y dejar de prestar atención. "Puede que estén allí en persona, pero no mentalmente", dice, según el Foro.

En ese sentido, agrega, las reuniones pueden ser una pérdida de tiempo; sin embargo, ayudan a crear más vínculos entre los empleados. "Son una especie de ritual, como cuando los monos se quitan las pulgas de la espalda unos a otros", afirma.

La regla de las dos pizzas

Jeff Bezos, fundador de Amazon, tiene una estrategia muy estricta para que las reuniones sean productivas, afirma el medio digital Business Insider: “nunca hacer una reunión en la que no se pueda alimentar a todo el grupo con dos pizzas”. Además, el Foro agrega que Bezos solo se reúne con sus inversores seis horas al año y evita las reuniones que son muy temprano en la mañana.

Es así que Bezos considera que los grupos pequeños son mucho más eficientes que los grandes. Spicer coincide con Bezos, afirma el Foro: "Una reunión grande es una receta para un monólogo. A veces hace falta escuchar al líder, pero es innecesario hacerlo en el marco de una reunión".

¿Es para decidir o debatir?

Cuando le avisan sobre una reunión, Mark Zuckerberg, CEO de Facebook, siempre les hace esta pregunta a sus managers sobre el punto del encuentro: ¿es para tomar una decisión o para debatir? Así, pueden definir el propósito de la reunión.

El Foro afirma que es posible que Bill Gates también esté de acuerdo con esta estrategia. Existen muchas versiones que afirman que Gates habría dicho alguna vez “uno hace una reunión para tomar una decisión, no para decidir sobre una pregunta”.

No a las diapositivas

Walter Isaacson escribió una biografía de Steve Jobs donde afirmaba que el genio detrás del iPhone detestaba las reuniones en las que se explicaban cosas con proyecciones. "La gente que sabe de lo que está hablando no necesita PowerPoint", decía Jobs, afirma el Foro.

Es así que él hacía sus presentaciones de lanzamiento de sus productos usando elementos visuales llamativos para hacerse entender. “A menos que contenga datos o gráficos, generalmente los PowerPoints son una una gran distracción”, explica Spicer.

Adiós a las reuniones

"La primera cosa que la gente odia del trabajo son los correos. La segunda son las reuniones", piensa Spicer, señala el Foro. Pero aunque no sean más que "rituales vacíos", pueden ser una forma efectiva de promover la comunicación en los negocios.

"Existe la necesidad de comunicación y coordinación", señala. "Las reuniones son importantes, pero hay demasiadas". Además, hay cosas mucho peores en la vida de oficina.

"¿Peores que las reuniones? Piensa en las conferencias telefónicas", argumenta, "esas sí son horribles", finaliza en el artículo del Foro.

CRÉDITO: 
Gestión / RIPE