El cierre del ejercicio

Estamos ya en los albores del año 2018. Es tiempo de rendir cuentas sobre lo que hicimos en el 2017. Todos los individuos así como las empresas tendremos que revisar nuestras actividades llevadas a cabo y rendir cuentas. ¿A quién? En primer lugar, al fisco. Las autoridades fiscalizadoras quieren que reportemos todos los ingresos que tuvimos durante el año con objeto de verificar que pagamos la cantidad correcta de impuestos y, si no fuera así, hagamos el pago por la diferencia. También nos deben devolver lo pagado en exceso.

Además, deberemos rendir cuentas a aquellos que tuvieron fe en nuestros negocios y se animaron a invertir en él, como son proveedores, bancos, poseedores de documentos de deuda que hayamos emitido, empleados y, por supuesto, socios y/o accionistas.

Muy probablemente también estaríamos en la necesidad de reportar nuestra información a probables clientes, con el objetivo de demostrarles que nuestro negocio tiene solidez financiera suficiente para atender sus necesidades de manera continua y sin el riesgo de una interrupción al suministro de bienes o servicios que estemos prestando.

Con la finalidad de poder reportar la información mencionada a los terceros, tendremos que asegurarnos de que todos nuestros sistemas de información financiera y operativa están funcionando adecuadamente, que los encargados de generar los datos que los alimentan estén al día en su trabajo y que esté libre de errores.

Para lograr lo anterior, es necesario que contemos con un sistema adecuado de control interno que asegure que el proceso de generación de información derivada de la operación es real y confiable y que cumple con las normas, reglas y políticas establecidas en conformidad con un marco aceptado de control y reporteo.

Otra de las condiciones que debe tener la información que reportamos a los terceros es que sea oportuna. Esto quiere decir que los terceros podrán tomar mejores decisiones sobre la información que produzcamos cuanto más actualizada sea esta. Si alguien quiere tomar decisiones sobre información más antigua, la situación presente sobre la que se reporta podría haber cambiado de tal manera que, de conocerla, la decisión sería diferente.

Para lograr generar información confiable y oportuna, los administradores deberán definir una lista de tareas y una ruta crítica­ necesarias que generen y procesen los datos financieros y operativos de una manera confiable y que estén disponibles en el momento en que sean requeridos. Estas tareas y ruta crítica deberán incluir por lo menos:

1. Calendarización de los procesos de corte de operaciones para determinar el momento en que se lleva la última operación del periodo. Cualquier operación posterior corresponderá al siguiente periodo. Estas operaciones son ventas, compras, recepción de mercancía, entrega de mercancía, gastos, cobranzas y pagos.

2. Fechas límite para que todas las áreas entreguen la información al siguiente eslabón del proceso de cierre, como son entrega de reportes de ventas, compras, inventarios en existencia, cobranza, pagos, reportes de pagos de nóminas, reportes de servicios recibidos no pagados, etcétera.

3. Fecha límite para entrega de cálculos de provisiones de cuentas de cobro dudoso, inventarios de lento movimiento u obsoletos, depreciación, amortización, impuestos, obligaciones laborales, garantías, etcétera.

4. Fecha de proceso de cierre contable y determinación de resultados.

5. Fecha de revisión de resultados y correcciones a los mismos.

6. Fecha de emisión y puesta a disposición de interesados de la información financiera y operativa de la empresa.