La calidad en el proceso administrativo

Las empresas y los empresarios tienen los objetivos de su actividad muy claros; poner a disposición de sus clientes un producto o servicio a fin de cubrir una necesidad, obteniendo un beneficio como resultado de dicha actividad.

Normalmente, eso marca las prioridades del administrador y/o empresario, la calidad se aplica a la producción y a la atención del cliente o consumidor. Muchas veces el administrador no identifica el concepto de calidad al proceso administrativo, que en realidad no es un sólo proceso ni está desligado al objetivo de la empresa, sino que es resultado de ella.

El mal llamado proceso administrativo es un conjunto de técnicas y tareas dirigidas a planificar, vigilar, apoyar, compilar información y reportar sobre las actividades de la empresa. Dentro de estos procesos adicionales a los de producción y ventas, están:

  • • Recursos humanos que consiste en subprocesos de: contratación, capacitación, evaluación al desempeño, control de asistencias, pago de sueldos y salarios, disciplina control de expedientes de personal.
  • Tesorería que consiste en subprocesos de control de cobranza, pagos, control de efectivo y valores, planeación de flujos, control de créditos (préstamos).
  • Compras que incluye planeación, evaluación de proveedores y proceso de compra.
  • Administración de inventarios o almacenes, que incluye procesos de control físico, entradas y salidas de los almacenes.
  • Tecnologías de la información que incluye técnicas de evaluación de sistemas, selección de equipos, selección de proveedores, administración de accesos, administración de equipos, programas y procesos, planes de contingencia y continuidad.
  • Contraloría que abarca el control de activos tangibles e intangibles, cuentas por cobrar a clientes y otros, valuación de inventarios y costo de producción y ventas, cuentas por pagar a proveedores y otros, pagos anticipados, cobros anticipados, cálculo y control de impuestos tanto causados como retenidos y diferencias de estos a cargo o a •favor.
  • Otras áreas como pueden ser auditoría interna, control de calidad, vigilancia, etc.

Todas estas áreas coadyuvan a que la empresa logre sus objetivos, y le prestan servicio a las áreas de producción y ventas para que estas puedan funcionar adecuadamente. A esto se le dice que son clientes y proveedores internos, y deben cumplir con un mínimo de calidad para que la empresa funcione adecuadamente.

Por ejemplo, sin una compra oportuna y de acuerdo con las especificaciones correctas, la producción no puede lograr sus objetivos y en consecuencia tampoco las ventas. Sin un proceso de reclutamiento de personal adecuado, de producción y ventas, las demás áreas tampoco pueden lograr sus objetivos. Además, sin una contabilidad actualizada con oportunidad, las demás áreas no podrán determinar si los números de cada área de la empresa son los esperados o si se han superado las metas, o se han quedado por debajo de las expectativas, etc.

El proceso de calidad de todas las áreas tiene un efecto lineal y multiplicador como un flujo de agua en un río con diferentes tributarios y destinos, en el momento en que el flujo es cortado, sus derivaciones no reciben el agua, en la empresa cuando un área no cumpla con los requisitos de oportunidad y especificidad (calidad), las demás áreas de la empresa sufren y no logran alcanzar sus objetivos de la mejor manera.